公文書の各要素と標識の紹介

　公文書の各要素と標識を紹介する。

（一）眉首の部分は主に公文書の番号、秘密等級と秘密期限、緊急度、発文機関の標識、文字番号、発行者などを表示します。

1.公文書番号、秘密等級、秘密期限。開発区の実際によっては、一般的には表示されません。

2.緊急度。緊急文書には「特急」と「急便」の2種類があります。その中で、電報は別れます。識別情報「特提」、「特急」、「加急」、「平急」。3.送信機関の表示。文を送る機関の標識は文を出す機関の名称と“ファイル”の2字から構成して、例えば“貴州のトップ効果の経済開発区の管理委員会のファイル”など。特定の公文書に対しては、送信機関名のみを表示することができます。発文機関の標識は発文機関の全称または規範化略称を使用しなければならない。発文機関の標識は小さい標識の宋体字を使って、赤い標識を使います。サイズは普通22 mmX 15 mmより小さいべきです。共同行文の場合は、主催機関の名称が前に並び、「書類」の二文字は文を発行する機関の名称の右側に配置され、上下に中央に配置されます。公文書のトップページに本文が表示されることを保証しなければなりません。

4.文字番号を送る。「区管発〔2009〕2号」、「区管発」は文機関で字を代用し、「2009」は年、「2号」は発文番号を指す。全体の意味はトップ効果開発区管理委員会が2009年に送った第2号文書です。標識の位置は赤い反線の上で4ミリメートルのところにあります。3番で宋体字をまねて、中に配置します。年、番号はアラビア数字で表示します。年代には全称を適用して、六角い括弧で「[]」とくくります。番号は虚位ではなく、001ではなく、「第」の字をつけません。

5.差出人。上申の公文書は発行者の名前を表示し、発行番号の右側に平行に並べてください。文字番号を出して左の空の1字に居住して、署名して人の名前を出して右の空のl字に位置します。署名者は3日(号)で宋の体の字をまねて、署名して人を出した後に全角の爆発番号を表示して、番号をつけた後に3番の楷書の字で人の名前をサインします。複数の発行者がいる場合、主催者の署名者の名前は第1行に置き、他の発行者は第2行から主催者の署名者の名前と一致しているところに発行機関の順に並べます。

（二）主体部分は主に公文書のタイトル、主送機関、本文、添付ファイル、成文時間、発文機関の印章、付注などの要素を表示します。

1.公文書のタイトル。一般的には公文機関の名称、要約によって作成された公文書の主な内容と公文の種類から構成されています。例えば、「省人民政府の『貴州省国家行政機関公文処理実施細則』の公布に関する通知」などです。公文書のタイトルは文書の内容を高度に要約し、文字の正確さ、簡潔さ、要約を要求します。書く時は中に置いて書きます。2番の小さい文字で宋体字を表示します。帰る時は語意が完全で、中央に並べて対称にして、間隔が適切であるように注意して、美感があるだけでなく、曖昧さも避けなければなりません。法律や規則の名称に加えて、公文書の見出しは句読点を使わないのが普通です。

2.主送機関。公文書の主要な受理機関を指し、書く時は全称または規範化略称、総称を使用しなければならない。上り文は主に一つの送り機関だけを書いて、同時にいくつかの主送り機関に報告しなければならないので、写しで送ることができます。下り文は二つ以上の主送り機関があります。標識の位置はタイトルの下に1行が空いています。左側のトップは3番で宋体字の標識を真似して、帰る時はまだトップ格です。最後の主な送り機関の名前の後に全角のコロンが表示されます。主送り機関の名称が多すぎて、公文書のトップページに本文が表示されない場合は、主送り機関の名称を版記のテーマ語の下に移動して、上に写して、表示方法と一緒に写します。

3.公文書の本文。主送り機関名の次の行に表示されています。自然段の左に2文字が空いています。行のトップに戻ります。数字、年は戻りません。

4.添付ファイル。公文書に添付ファイルがあれば、本文の下に左と空の2文字のところを空けて、3番で宋体字の標識をまねると、後に全角のコロンと名前が表示されます。添付ファイルにシリアル番号があれば、アラビア数字を使います。添付の名前の後に句読点を付けません。添付ファイルは公文書の本文と一緒にステープルし、添付ファイルの左上のl行目のトップマーク「添付ファイル」に番号がある時に番号を表示します。添付ファイルと公文書本文が一緒にステープルできない場合は、添付ファイルの左上の1行目のトップに公文書の送信番号を表示し、その後に添付ファイル（または番号を付けて）を表示しなければならない。

5.成文日付。担当者が発行した日付を基準として、連行文は最後の発行機関の責任者の発行日付を基準とします。電報は発信日を基準とする。成文の日付は完全に年、月、日を書く必要があります。しかも漢字で書かなければなりません。成文時間表示の場合は、右側に4文字を空欄にします。

6.発行機関印鑑。規定によると、公文書は会議紀要と電報形式で発行される以外に、印鑑を押すべきです。単一の機関で配布する公文書の捺印の位置は普通は上から本文の2 mm～4 mmまでで、端正で、中に置いて、下で文の時間をおさえるのが標準です。印鑑の下で弧が文字がない時、下のセットの方式を採用して、つまり以下の弧だけが成文の時間の上でおさえます；印鑑の下で弧が文字がある時、中のセットの方式を採用して、つまり印鑑の中心線は成文の時間の上でおさえます。連行文の印鑑：連行文は2つの印鑑を押す必要がある時、成文時間を開けて、左右各7字空けるべきです。主催機関の印鑑は前にあります。二つの印鑑の間は互いに交わらないし、切っても三mmを超えないです。連行文は3つ以上の印鑑を押す必要がある場合、各発行機関名を本文と本文の間に並べてください。主催機関の印鑑は前に、一番多いのは3つの印鑑で、両端は版心を超えてはいけません。最後の列は残りの一つまたは二つの印鑑のようです。全部中央に配置されています。最後の一列の印鑑の下の右の空の2字は文の時間を表します。

7.付注。説明が必要な他の事項のこと。公文書に注記がある場合、3番で宋体字をまねて、左の空の2字に丸括弧を入れて文の時間の下の行に表示します。上文の「伺い」の文種には、付注先に連絡先の名前と電話番号を明記しなければならない。

（三）版記の部分は主に主題語、写経機関、印刷機関と印刷発行時間などの要素を表示します。

1.テーマ語。文献の引用、保存、検索などを行うツールで、付注の下にあり、機関のオフィスオートメーションを実現するために、事務効率と品質を向上させる重要な一環です。一般的なランキングは、公文書の内容を反映したテーマ語が前で、公文書の形式を反映したテーマ語が後になります。単主題公文書では、公文書の中心内容を反映するテーマ語が前にあり、公文書の内容を反映するテーマ語が後にある。多テーマ語公文書では、公文書の内容を反映する各テーマ語はその出現順に並べられる。「主題語」の3つの字は3番の黒体字を使って、左の頂格の標識に位置して、後に全角の爆発記号を表示して、品詞は3番の小さい標識の宋体字を使って、品詞の間は1字が空です。

2.CC機関。主送機関以外に公文書を執行または周知する必要があるその他の機関を指す。公文書には写しがあるなら、テーマ語の次の行に、左の空の1字は3番の宋体字の標識をまねることを使って、後は全角の冒号を表示します。写送機関間はカンマで区切られ、帰りはコロンの後の写経機関に揃えられます。最後の写経機関でマークします句号。

3.プリント機関とプリントアウト時間。写送機関の下にあります。1行の位置を占めています。3番で宋体字をまねます。印刷機関は左に1字を空欄し、印刷時間は右に1字を空ける。印刷時間は公文書で印刷した日付を基準とし、アラビア数字で表示します。

（四）その他

1.書式のいくつかの線を使います。

（1）眉頭と本体の間には、通常赤い線の間隔があります。この線を使う違いは、党の指導機関が中央、省委員会、州委員会、工委書類の間隔線の中に赤い五角星があります。行政機関は国務院、省政府、州政府、管理委員会の書類のように連続的な横線を採用しています。

（2）版記の各要素の下に黒い反線を加え、幅は同じです。

2.用紙。公文書用紙は普通A 4紙を採用しています。開発区は全部使いました。

3.公文書のレイアウト後に残した空白のところに印鑑の位置が許されない場合、行間、字間を調整する措置を取って解決し、必ず印鑑を本文と同じ面にして、「このページに本文がない」という表示方法で解決してはいけません。

4.レイアウト仕様と印刷製本要求。

（1）レイアウト仕様。本文は3番の宋体字をまねて、普通はすべての面は22行並んで、列ごとに28つの字に並びます。

（2）印刷要求。両面印刷、ページ番号カバーが正で、両面誤差が2 mmを超えてはいけません。印刷品は墨がしっかりしていて、均整がとれていて、字面は花、白、切れ目がない。

(3)ステープル要求。公文書は左側に製本し，落丁しない。この公文書の表紙と芯が抜けず、背中が平らで空いていません。馬に乗って予約しますか？それとも平予約した席は二くぎののこぎりの外で目と芯の上から下までそれぞれ1/4です。ステープル鋸とリッジの間の距離は3 mm～5 mmです。

5.ページ番号。4番の半角の白い体のアラビア数字の標識を使って、版心の下のへりの下の1行の所に置きます。デジタルの左右にそれぞれ1本の4番の1字の線を置いて、1字の線は版心の下でへりの7 mmまでです。単一のページ番号は右の空の1文字、二重のページ番号は左の空の1文字、空白のページと空白のページはページ番号を識別しません。